Quando se trata de apresentar para os tomadores de decisão de alto nível dentro de uma organização, dados, análises e idéias objetivas são importantes. O problema é que comunicar essas informações é desafiador.
A Capitães, fornecedora de treinamento em habilidades de comunicação para profissionais, tem quatro dicas para gerentes de negócios, equipes de vendas e profissionais técnicos ou analíticos para ajudá-los a oferecer apresentações poderosas e baseadas em dados ao apresentar dados e análises.
Melhores habilidades de apresentação
Embora existam exceções à regra, a maioria das pessoas é propensa a cochilar e adormecer quando se deparam com fatos frios e difíceis. No entanto, se alguém está apresentando algo de valor aos tomadores de decisão dentro da organização, os dados são seus melhores amigos. É objetivo e irrefutável.
Assim, para maximizar o valor dos dados sem tranqüilizar uma audiência com uma grande dose de tédio, os apresentadores precisam encontrar uma maneira de tornar suas apresentações atraentes.
Aqui estão algumas sugestões:
1. Use o software certo
Os dados brutos são basicamente inúteis em um cenário de apresentação. Embora os palestrantes possam usá-lo para gerar descobertas e chegar a conclusões, o público não as seguirá passo a passo no processo de descoberta. Eles querem que os dados sejam entregues em uma bandeja de prata – já limpos, refinados e prontos para o consumo.
A melhor maneira de mostrar as descobertas sem simplificar ou simplificar demais é usar o software de visualização e análise de dados.
2. Estruture as apresentações corretamente
Como os palestrantes estruturam suas apresentações determinará, em grande parte, sua influência. Conheça o público e escolha uma estrutura que facilite o processamento mental. Muitos palestrantes consideram a regra dos três a ideal para apresentações com base em dados.
“Os seres humanos são adaptados neurológica e culturalmente ao número três e à sua combinação de brevidade e ritmo”, explica o fundador Steve Mandel.
“Sabemos por estudos em neurociência que nosso cérebro procura padrões e acha que a estrutura de três é um conjunto completo; parece completo”, disse Mandel.
Existem várias maneiras de seguir a regra de três, mas geralmente envolve:
- Levantando um problema ou oportunidade de chamar a atenção;
- Sugerindo como um problema pode ser resolvido; e
- Compartilhar uma agenda fortemente focada que reconcilie o problema e forneça orientação.
3. Aproveite a narrativa visual
Há um tempo e um lugar para exibir estatísticas em uma planilha, mas os oradores são quase sempre melhores aproveitando a narrativa visual.
Gráficos coloridos com lendas simples e sugestões claras – juntamente com ilustrações do mundo real que exemplificam os resultados – são o caminho a percorrer.
4. Resuma os achados
No final da apresentação, recapitule de forma audível o que foi coberto pela síntese dos dados em alguns pontos-chave.
Forneça um folheto no final da apresentação que liste os principais pontos de dados em uma única folha de papel.
Após o término da apresentação, essas são as sugestões que o público se lembrará.